Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

gh0stservice GmbH
Else-Lang-Str. 10
50858 Köln, Deutschland

Telefon: +49 152 59647188
E-Mail: datenschutz@gh0stservice.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Die gh0stservice GmbH verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (sofern erteilt)
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Pflichten
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen (z. B. IT-Sicherheit, Betrieb der Website)

Empfänger / Dienstleister (Auswahl):

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland – Hosting und Betrieb der Systeme
DATEV eG, Paumgartnerstr. 6-14, 90429 Nürnberg, Deutschland – DATEV (Buchhaltungs- und Steuerdaten)
Countful GmbH, c/o Willers, Winzererstr. 102, 80797 München, Deutschland – GoTESS (steuerliche Datenübermittlung)
DDTax Steuerberatungsgesellschaft mbH, Mauritiussteinweg 41-43, 50676 Köln, Deutschland – Steuerberatung

Soweit erforderlich, bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Steuerberater handeln in eigener Verantwortlichkeit.

Drittlandübermittlungen:

Derzeit findet keine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR statt. Sollte dies ausnahmsweise erforderlich werden, erfolgt sie nur unter den Voraussetzungen der Art. 44–49 DSGVO.

Speicherdauer:

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Erreichung der Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Dazu gehören insbesondere:

6 Jahre nach § 257 HGB (Handelsbriefe, Rechnungen)
10 Jahre nach § 147 AO (Buchhaltungsunterlagen, Steuerdokumente)

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland gehostet. Beim Aufruf der Website werden durch den Server automatisch Logfiles verarbeitet, die u. a. folgende Daten enthalten können:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit der Anfrage
aufgerufene Seite/Datei
Status-Code
übertragene Datenmenge
Referrer-URL
Browser- und Betriebssysteminformationen

Zweck: Sicherstellung des Betriebs, Fehleranalyse und IT-Sicherheit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Logfiles werden für 7 Tage gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevanten Ereignisse eine längere Aufbewahrung erfordern.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (z. B. Name, Kontaktinformationen, Inhalt der Anfrage).

Zweck: Bearbeitung der Anfrage und ggf. Anbahnung eines Vertrags.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Für die Dauer der Bearbeitung und entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

5. Kundenportal und Authentifizierung

Für den Zugriff auf das Kundenportal nutzen wir eine Authentifizierung über Keycloak. Diese wird auf eigener, in Deutschland gehosteter Infrastruktur (Hetzner Online GmbH) betrieben. Dabei werden insbesondere Benutzerkonto- und Anmeldedaten (z. B. Nutzer-ID, E-Mail-Adresse, Rollen, Login-Zeitpunkte) verarbeitet. Zur Sitzungssteuerung können technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden.

Zweck: Bereitstellung des Kundenportals und Sicherstellung der Systemsicherheit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Vertrags- und Leistungsabwicklung

Im Rahmen der Vertragsbeziehung verarbeiten wir insbesondere:

Stammdaten (z. B. Name, Firma, Anschrift)
Vertragsdaten (z. B. Leistungsumfang, Laufzeiten)
Nutzungs- und Abrechnungsdaten (z. B. Verbrauch, Rechnungen)
Kommunikationsdaten (z. B. E-Mails, Tickets)

Zweck: Vertragserfüllung und Dokumentation.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

7. Zahlungsabwicklung und Buchhaltung

Zahlungs- und Rechnungsdaten werden zur Abwicklung von Zahlungen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten verarbeitet. Dabei können insbesondere DATEV, GoTESS sowie der Steuerberater als Dienstleister oder Empfänger eingebunden werden.

Zweck: Zahlungsabwicklung, Buchhaltung und steuerliche Pflichten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

8. Webanalyse mit Rybbit

Wir nutzen für unsere Website und unser Kundenportal eine selbst betriebene Instanz von Rybbit zur datenschutzfreundlichen Reichweitenmessung und technischen Produktanalyse. Die Rybbit-Instanz wird auf unserer eigenen gh0stcloud-/Hetzner-Infrastruktur in Deutschland betrieben.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Seitenaufrufe, Navigationspfade und Zeitpunkte
Referrer-Informationen und Kampagnenparameter, soweit sie in der aufgerufenen URL enthalten sind
Browser-, Geräte-, Betriebssystem- und Sprachinformationen
grobe Standortinformationen, die aus technischen Verbindungsdaten abgeleitet werden können
technische Leistungsdaten wie Web Vitals
JavaScript-Fehler, ausgehende Link-Klicks und, abhängig von den aktiven Rybbit-Site-Einstellungen, Interaktionsereignisse oder Session-Replay-Daten zur technischen Fehler- und UX-Analyse

Wir verwenden Rybbit ohne Tracking- oder Marketing-Cookies. Die Analyse dient nicht dazu, Besucher zu Werbezwecken über fremde Websites hinweg zu verfolgen. Wir übermitteln in der Portal-Einbindung keine eigene Nutzer-ID an Rybbit. Funktionen wie URL-Parameter-Erfassung, Web Vitals, Fehlererfassung, ausgehende Link-Klicks und Session Replay werden über die Rybbit-Site-Einstellungen gesteuert und sollen nur insoweit aktiviert werden, wie dies für Produktverbesserung, Stabilität und Fehleranalyse erforderlich ist.

Zweck: Messung der Nutzung unserer Website und unseres Portals, Verbesserung von Inhalten, Bedienbarkeit, Stabilität und Ladezeiten sowie Erkennung technischer Fehler.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, wirtschaftlichen und nutzerfreundlichen Betrieb unserer digitalen Angebote.
Empfänger / Dienstleister: Hosting und Betrieb erfolgen auf in Deutschland betriebener Infrastruktur. Eine Übermittlung der über unsere Website oder unser Portal erhobenen Analysedaten an Rybbit Cloud oder Drittländer außerhalb der EU/EWR findet durch diese Einbindung nicht statt.
Speicherdauer: Analysedaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für Trendanalyse, Produktverbesserung und Fehleranalyse erforderlich sind, und anschließend gelöscht oder aggregiert.
Widerspruch: Sie können der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Außerdem können Browser-Einstellungen, Tracking-Schutzfunktionen oder Script-/Content-Blocker die Ausführung der Analyse technisch verhindern.

9. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen technisch notwendige Cookies bzw. Speichertechnologien ein (z. B. für Login-Status oder Spracheinstellungen). Darüber hinaus nutzen wir die oben beschriebene cookie-freie Webanalyse. Tracking- oder Marketing-Cookies verwenden wir nicht.

Rechtsgrundlage (Speicherung auf dem Endgerät): § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
Rechtsgrundlage (Datenverarbeitung): Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

10. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach der DSGVO folgende Rechte:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)
Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)
Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO)
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Datenübertragbarkeitsrecht (Art. 20 DSGVO)

Sofern eine Einwilligung erteilt wurde, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Datenschutz